Vous êtes une administration ou un officier public : que faire de vos archives ?

Vous êtes agent d'une administration ou d'un établissement public, vous êtes un officier public et ministériel (notaire, huissier, commissaire priseur, avoué), et vous produisez des archives publiques.
Comment trier ces documents ? Quels sont ceux que vous pouvez éliminer ? Quand ? Comment effectuer un versement aux Archives départementales ? Comment aménager vos locaux ? ...
Voici quelques conseils pratiques et documents utiles pour répondre à vos questions.

Quelles sont les responsabilités des fonctionnaires ?

En tant qu'agent d'une administration, d'un établissement public ou d'un organisme de droit privé chargé d'une mission de service public vous produisez des archives publiques. Elles relèvent du domaine public, sont inaliénables et imprescriptibles.

Les Archives départementales exercent, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives publiques (articles L 212-8 et 10 du code du Patrimoine).
Ainsi :

vous ne pouvez pas éliminer de documents sans le visa du directeur des Archives départementales ;
tout déménagement d'archives publiques doit s'effectuer après avis aux Archives départementales ;
des visites d'inspection des documents conservés dans vos locaux peuvent être opérées par le directeur des Archives départementales ;
vous êtes tenus de verser aux Archives départementales les documents présentant un intérêt historique.

Aide et conseils

Les dix commandements pour une gestion maîtrisée des documents

Comment externaliser la conservation intermédiaire des archives publiques ?

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Comment verser des archives ?

Comment consulter des documents versés ?

À savoir : Particularités des officiers publics

Vous êtes un officier public et ministériel (notaire, huissier, commissaire priseur, avoué) : vos minutes et répertoires sont également des archives publiques (art. L 211-4 alinéa c du Code du patrimoine). Les principes de protection et de versement sont donc identiques aux autres documents publics. Des délais de versement des minutiers ont cependant été définis par la réglementation : minutes et répertoires de plus de 75 ans pour les notaires, de plus de 25 ans pour les autres officiers (art. R 212-15 du Code du patrimoine).
En revanche, les dossiers de clients, les registres de comptabilité ou autres dossiers d'affaires et de gestion de vos études sont des archives privées et ne sont pas soumis aux mêmes règles. Ils peuvent néanmoins faire l'objet d'un don ou d'un dépôt aux Archives départementales. (Voir " Comment nous confier vos archives ? ")

En bref

27 janvier 2014
En raison de pannes récurrentes de l'ascenseur, les communications peuvent être perturbées sur le site des Archives historiques et généalogiques. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée. Merci de commander vos documents par courriel la veille de votre venue, dans la mesure du possible.
26 janvier 2014
Conférence le mercredi 16 avril 2014 à 18h, 6 rue d'Illiers par Georges Joumas "La tragédie des lycéens parisiens résistants en Sologne, 10 juin 1944".

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