Vous êtes une administration ou un officier public : que faire de vos archives ?

Vous êtes agent d'une administration ou d'un établissement public, vous êtes un officier public et ministériel (notaire, huissier, commissaire priseur, avoué), et vous produisez des archives publiques.
Comment trier ces documents ? Quels sont ceux que vous pouvez éliminer ? Quand ? Comment effectuer un versement aux Archives départementales ? Comment aménager vos locaux ? ...
Voici quelques conseils pratiques et documents utiles pour répondre à vos questions.

Quelles sont les responsabilités des fonctionnaires ?

En tant qu'agent d'une administration, d'un établissement public ou d'un organisme de droit privé chargé d'une mission de service public vous produisez des archives publiques. Elles relèvent du domaine public, sont inaliénables et imprescriptibles.

Les Archives départementales exercent, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives publiques (articles L 212-8 et 10 du code du Patrimoine).
Ainsi :

vous ne pouvez pas éliminer de documents sans le visa du directeur des Archives départementales ;
tout déménagement d'archives publiques doit s'effectuer après avis aux Archives départementales ;
des visites d'inspection des documents conservés dans vos locaux peuvent être opérées par le directeur des Archives départementales ;
vous êtes tenus de verser aux Archives départementales les documents présentant un intérêt historique.

Aide et conseils

Les dix commandements pour une gestion maîtrisée des documents

Comment externaliser la conservation intermédiaire des archives publiques ?

Comment préparer une élimination ?

Comment verser des archives ?

Comment consulter des documents versés ?

À savoir : Particularités des officiers publics

Vous êtes un officier public et ministériel (notaire, huissier, commissaire priseur, avoué) : vos minutes et répertoires sont également des archives publiques (art. L 211-4 alinéa c du Code du patrimoine). Les principes de protection et de versement sont donc identiques aux autres documents publics. Des délais de versement des minutiers ont cependant été définis par la réglementation : minutes et répertoires de plus de 75 ans pour les notaires, de plus de 25 ans pour les autres officiers (art. R 212-15 du Code du patrimoine).
En revanche, les dossiers de clients, les registres de comptabilité ou autres dossiers d'affaires et de gestion de vos études sont des archives privées et ne sont pas soumis aux mêmes règles. Ils peuvent néanmoins faire l'objet d'un don ou d'un dépôt aux Archives départementales. (Voir " Comment nous confier vos archives ? ")

En bref

29 mai 2013
Journées européennes du patrimoine. Ouverture exceptionnelle samedi 14 et dimanche 15 septembre 2013, 14h-18h.
29 mai 2013
Les salles de lecture seront fermées du 1er au 16 août 2013 inclus
29 mai 2013
14 septembre-15 novembre 2013. Prochaine exposition consacrée au chartrier de Sully, fonds classé "archives historiques"
2 mai 2013
Prochaine conférence, mercredi 19 juin 2013 à 18h. "Les marchands-laboureurs et les métairies de Beauce. Enseignements de la pratique notariale, XVIe-XVIIIe siècles" par Michel Bouvard.

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