Le tableau de gestion

Également appelé référentiel d’archivage, un tableau de gestion est un outil de gestion prévisionnelle et fluide de l’archivage qui consiste en un recensement de l'ensemble des documents produits ou reçus par un organisme, quel que soit leur date, leur lieu de conservation, leur forme ou leur support (papier, numérique, …).

C’est un outil contractuel élaboré conjointement avec les Archives départementales. Il est communément organisé par fonctions, activités et sous-activités et doit être mis à jour lors des grandes évolutions de missions, attributions ou procédures. Il facilite ainsi la sélection des documents à conserver ou détruire.

Un tableau de gestion permet de :

· Connaître le sort final de vos archives ;

· Connaître la durée d’utilité administrative (DUA) à compter de laquelle le sort final est applicable ;

· Maîtriser les coûts de conservation en évitant de conserver des archives ou données inutiles ;

· Optimiser les espaces de stockage (locaux d’archives ou serveurs) en éliminant régulièrement les documents devenus inutiles .

Présenté sous la forme d’un tableur, le tableau de gestion contient les informations suivantes :